O modelo de comunicado interno é uma forma privativa de divulgação de informações relevantes para a empresa, sejam acontecimentos, eventos, informativos, estratégias. Tais comunicados são essenciais para garantir que todos os colaboradores estejam a par das questões e decisões mais importantes da organização.

Passar uma mensagem através do modelo de comunicado interno aos colaboradores não é tão simples quanto parece. Inúmeras variáveis estão envolvidas nesse processo: área de atuação da empresa, número de colaboradores, grau de importância da mensagem, qual setor a mensagem se direciona, o propósito, entre outros. Além disso, é preciso definir qual o melhor formato e canal de transmissão.

Uma comunicação mal feita pode gerar ruídos, mas entendimentos, interpretações equivocadas e situações problemáticas. Consequentemente, cria-se um mal estar generalizado que compromete o relacionamento entre os colaboradores, a eficiência do trabalho e aumenta o turnover. Confira, neste post, os modelos de comunicados internos eficazes, que vão otimizar a comunicação da empresa e aumentar a confiança entre os seus colaboradores!

O que colocar em um comunicado interno?

Os modelos de comunicado interno não são compostos somente por avisos sobre a empresa – são muito mais estratégicos. Além de trazer diversos informes do cotidiano e divulgar ações de endomarketing, eles também fomentam elementos da cultura organizacional da empresa que precisam ser reforçados. Podem ser tratados diversos assuntos:

• pedidos de trabalho;
• avisos de reunião;
• missão, visão e valores;
• metas mensais/semestrais/anuais;
• parabenizações;
• diferenciais da organização;
• informes pontuais;
• estratégias;
• notas de falecimento;
• eventos;
• projetos em planejamento/em andamento/finalizados.

Como envolve a essência da organização, é fundamental que feedbacks sejam recebidos para que a eficácia do modelo de comunicado interno seja avaliado.

Quem recebe esses comunicados?

Os modelos de comunicado interno podem ser enviados para qualquer pessoa ou setor de uma organização. Para isso, é preciso estar atento ao público-alvo, já que o formato, linguagem, modelo e canal de transmissão variam de caso para caso.

Qual canal de transmissão é mais indicado?

Tenha a tecnologia a seu favor! Quando o modelo de comunicado interno é vinculado ao cenário virtual, qualquer funcionário pode acessá-lo em qualquer lugar, em qualquer momento. Além disso, é possível cotar quem visualizou ou não visualizou a mensagem enviada.Alguns exemplos de canais virtuais:

• newsletter;
• e-mail organizacional;
• WhatsApp business;
• redes sociais corporativas.

Outra vantagem do modelo de comunicado interno virtual é que os colaboradores que trabalham externamente não seriam afetados, sejam eles em home-office, terceirizados, em uma folga, etc. Essa é uma grande facilidade que o meio impresso não oferece. Geralmente, o modelo de comunicado interno impresso é exposto em um espaço comum da organização, visando que todos tenham o bom senso de se informar. Contudo, a leitura do informe não é garantida.

Quem cria os comunicados internos?

Os informes e modelos de comunicado interno são desenvolvidos pelo RH (Recursos Humanos) ou departamento de Comunicação da empresa. Seu conteúdo é previamente elaborado, seguindo o planejamento estratégico da organização.

Como criar um comunicado interno?

Para elaborar um bom modelo de comunicado interno para os funcionários é preciso levar em consideração alguns pontos principais. Tais como:

Assunto principal a ser explorado

A primeira coisa que você deve se perguntar é: Você abre qualquer e-mail? Não! Ninguém abre. Por isso é essencial que o assunto a ser explorado no comunicado interno seja atrativo e relevante para o colaborador.

Em alguns casos, é mais eficiente que o líder direto do setor ou grupo de funcionários repasse o comunicado. Contudo, o envio virtual do informe é um reforço ao repasse verbal.

Além disso, serve como garantia de que a mensagem foi devidamente enviada. Alguns casos em que ambos modelos de comunicado interno – envio do e-mail e repasse do líder – são essenciais:

• aviso de emenda de feriado;
• comunicado sobre palestras, workshops, cursos;
• aviso ou convocação de reuniões;
• lembretes de práticas fundamentais da organização;
• permissões ou restrições que devem ser zeladas pelos colaboradores.

A linguagem empregada para cada situação

A linguagem empregada no modelo de comunicado interno é de extrema importância para garantir um entendimento de qualidade. A escolha dependerá da cultura organizacional da empresa, do objetivo do comunicado interno, do público alvo e do assunto abordado.

Um convite a uma confraternização não pode ser comunicada da mesma forma que uma convocação para uma reunião extraordinária. E assim por diante.Cada caso é um caso, por isso é essencial que a equipe de RH e/ou Comunicação levem em consideração o contexto atual da empresa. E assim, otimizar o relacionamento interno da organização.

O segredo é a objetividade

A objetividade é um dos principais aspectos do modelo de comunicado interno para funcionários. Quanto mais claro e direto, mais fácil será o entendimento e memorização do conteúdo explorado.Uma mensagem prolixa, cheia de termos difíceis, siglas, dificilmente será uma ferramenta eficaz de comunicação.

Modelos de comunicado interno

Para te ajudar, confira a três modelos de comunicado interno:

1. Modelo de comunicado interno para reuniões

Para: Setor X

De: Diretoria

Assunto: Convocação para REUNIÃO

Nós da diretoria convocamos todo setor X para a reunião trimestral sobre os resultados das vendas. Assim como as reuniões anteriores, convidamos a todos que tragam ideias de melhorias para potencializarmos os resultados da empresa.

Reúnam seus relatórios, vamos planejar as metas para o próximo trimestre.

A reunião acontecerá na sala de conferências no dia xx/xx/xx, às x horas. Contamos com a presença de todos.

[Nome]

[Cargo]

2. Modelo de comunicado interno para comunicado impessoal

Para: Colaboradores

De: Diretoria

Assunto: REUNIÃO OBRIGATÓRIA

Prezados colaboradores.

Informamos que a reunião trimestral de análise de resultados acontecerá na próxima terça-feira, xx/xx/xx, na sala de conferências às x horas.

Apresentaremos os indicadores de desempenho no último trimestre e os planejamentos para o próximo período.

A presença é obrigatória. Pedimos que não se atrasem, para não atrapalhar o andamento da reunião.

Atenciosamente,

[Nome]

[Cargo]

3. Modelo de comunicado interno descontraído

Para: Equipe

De: Diretoria

Assunto: REUNIÃO TRIMESTRAL

Como já é tradição na empresa, vamos nos reunir para falar sobre os nossos resultados do primeiro trimestre e projetar os próximos passos e metas.

Tem ideias sobre como melhorar nosso trabalho? Ajude a gente a enxergar além dos números! Vamos conversar sobre o que foi legal e o que precisamos corrigir.

A reunião acontecerá na próxima terça, xx/xx/xx, na sala de conferências às x horas.

Contamos com a presença de todos. Até lá!

[Nome]

[Cargo]

Existem diversos modelos de comunicado interno que a sua empresa pode empregar. Tenha sempre em mente os principais passos e faça da comunicação uma ferramenta estratégica para otimizar o relacionamento e a confiança dos seus colaboradores.

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